Servicekosten afrekening procedure in Rijswijk

Wat zijn servicekosten?

**Servicekosten** zijn kosten die verband houden met het onderhoud, beheer en gebruik van de gemeenschappelijke delen van een gebouw, zoals een appartementencomplex, kantoorpand of winkelcentrum. Denk aan kosten voor:

• Reiniging en onderhoud van gemeenschappelijke ruimtes (bijvoorbeeld trappenhuizen, tuinen, parkeerplaatsen).
• Verzekeringen (brand, aardbeving, inboedelverzekering van gemeenschappelijke ruimtes).
• Energie (verlichting, verwarming van gemeenschappelijke ruimtes).
• Water, riolering en afvalverwijdering.
• Liftonderhoud en -reparaties.
• Beheer en administratie (bijvoorbeeld salaris van de beheerder).
• Groenonderhoud en tuinbeheer.
• Schoonmaak van gemeenschappelijke ruimtes.

Belangrijk: Servicekosten zijn niet hetzelfde als **huurkosten** of **energiekosten**. Huurkosten zijn de prijs voor het gebruik van uw eigen woning, terwijl energiekosten rechtstreeks aan uw verbruik zijn gekoppeld. Servicekosten zijn gemeenschappelijke kosten die worden gedeeld tussen huurders.

Wettelijke basis

De afrekening van servicekosten is geregeld in:

• Wet op de huur van woningen (Wet Huur 2015): Artikel 7:290 en volgende regelen de afrekening van servicekosten.
• Burgerlijk Wetboek (BW), Boek 7: Hoofdstuk 10: Behandelt de rechten en plichten van huurder en verhuurder bij gemeenschappelijke kosten.
• Algemene Voorwaarden Huur (AVH): Veel verhuurders hanteren deze voorwaarden, die vaak meer details geven over hoe servicekosten worden afgerekend.

Servicekosten afrekening: stap voor stap

De afrekening van servicekosten volgt een vast patroon. Hier volgt een overzicht van de stappen die worden doorlopen:

1. 1. Vooruitbetaling in de huur

   Gedurende het jaar betaalt u maandelijks een vast bedrag aan **servicekostenvooruitbetaling** samen met uw huur. Dit bedrag is een schatting van de werkelijke kosten die zullen ontstaan.

2. 2. Kostenregistratie door de verhuurder

   De verhuurder of beheerder houdt gedurende het jaar alle kosten bij die onder de servicekosten vallen. Dit omvat facturen van leveranciers (bijvoorbeeld schoonmaakbedrijven, lifttechnici, verzekeringsmaatschappijen) en andere kostenposten.

3. 3. Opstellen van de afrekening

   Aan het einde van het jaar (meestal binnen 3 maanden na afloop van het kalenderjaar) stelt de verhuurder een **servicekostenafrekening** op. Deze bevat:

   • Een overzicht van alle werkelijke kosten die zijn gemaakt.
   • Een vergelijking met de vooruitbetaalde bedragen.
   • Een berekening van het verschil (te veel betaald of te weinig betaald).
   • Een verdeling van de kosten over de verschillende huurders (bijvoorbeeld per m² of per woning).
   De afrekening moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Als de afrekening onduidelijk is, kunt u om een nadere toelichting vragen.

4. 4. Terugbetaling of bijschrijving

   Na ontvangst van de afrekening wordt het verschil tussen de vooruitbetaalde bedragen en de werkelijke kosten afgewikkeld:

   • Als u te veel hebt betaald, krijgt u het verschil terug.
   • Als u te weinig hebt betaald, moet u het verschil bijbetalen.
   Deze afhandeling vindt meestal plaats binnen enkele maanden na de afrekening.

5. 5. Bezwaar maken (indien nodig)

   Als u het niet eens bent met de afrekening, kunt u bezwaar maken. Dit moet u schriftelijk doen binnen een bepaalde termijn (meestal binnen 4 weken na ontvangst van de afrekening). Zie hieronder voor meer informatie over bezwaar en geschillen.

Rechten en plichten van huurder en verhuurder

Rechten van de huurder

Als huurder heeft u de volgende rechten bij de afrekening van servicekosten:

• Transparantie: U heeft recht op een duidelijke en begrijpelijke afrekening. De verhuurder moet alle kostenposten uitleggen en bewijzen kunnen tonen.
• Tijdige afrekening: De afrekening moet binnen een redelijke termijn worden opgesteld (meestal binnen 3 maanden na afloop van het jaar).
• Bezwaar maken: U kunt bezwaar maken tegen onjuiste of onduidelijke afrekeningen.
• Gelijk behandeling: De kosten moeten rechtvaardig worden verdeeld. Als uw woning bijvoorbeeld minder gebruikmaakt van gemeenschappelijke voorzieningen (bijvoorbeeld een lift), kunt u hier argumenten voor aanvoeren.
• Terugbetaling: Als u te veel hebt betaald, heeft u recht op een terugbetaling binnen een redelijke termijn.

Plichten van de huurder

Als huurder heeft u ook enkele plichten:

• Tijdig betalen: U bent verplicht de maandelijkse vooruitbetalingen op tijd te betalen.
• Medewerking: U moet de verhuurder toegang geven tot uw woning als dit nodig is voor het onderhoud van gemeenschappelijke delen.
• Gebruik van voorzieningen: U mag de gemeenschappelijke voorzieningen (bijvoorbeeld lift, tuin, parkeerplaats) niet op een manier gebruiken die extra kosten veroorzaakt voor andere huurders.

Plichten van de verhuurder

De verhuurder heeft de volgende plichten bij de afrekening van servicekosten:

• Juiste registratie: Alle kosten moeten nauwkeurig worden bijgehouden en bewezen kunnen worden.
• Duidelijke afrekening: De afrekening moet duidelijk en begrijpelijk zijn. Onnodige complexiteit is niet toegestaan.
• Tijdige afhandeling: Bezwaarschriften moeten binnen een redelijke termijn worden beoordeeld.
• Gelijk behandeling: Kosten moeten rechtvaardig worden verdeeld tussen alle huurders.

Praktische voorbeelden

Om de procedure beter te begrijpen, volgen hier twee praktische voorbeelden.

Voorbeeld 1: Te veel betaald

Situatie: U betaalt maandelijks €50 aan servicekostenvooruitbetaling. Aan het einde van het jaar blijkt dat de werkelijke kosten €450 bedragen, terwijl u in totaal €600 hebt vooruitbetaald.

Berekening:

Voorbeeld 2: Te weinig betaald

Situatie: U betaalt maandelijks €60 aan servicekostenvooruitbetaling. Aan het einde van het jaar blijkt dat de werkelijke kosten €800 bedragen, terwijl u in totaal €720 hebt vooruitbetaald.

Berekening:

Voorbeeld 3: Ongelijke verdeling

Situatie: In uw appartementencomplex worden de servicekosten verdeeld op basis van het aantal vierkante meters. U huurt echter een kleine studio op de begane grond, terwijl andere huurders een groot appartement op de bovenverdiepingen hebben. U vindt dat de liftkosten onrechtvaardig worden verdeeld, omdat u de lift nauwelijks gebruikt.

Opties:

• U kunt de verdeling betwisten en vragen om een andere sleutel (bijvoorbeeld op basis van verbruik of gebruik).
• U kunt bezwaar maken tegen de afrekening en argumenteren dat de verdeling niet rechtvaardig is.
• U kunt de verhuurder vragen om een alternatieve verdelingsmethode toe te passen.

Servicekosten vs andere kosten: wat is het verschil?

Het is belangrijk om servicekosten te onderscheiden van andere kosten die in een huurovereenkomst voorkomen. Hieronder een overzicht:

Veelgestelde vragen over servicekosten afrekening